PRIMERA FASE: REGISTRO DE ESTRUCTURA DEL PERSONAL

CÓMO INGRESAR AL SISTEMA

1.- Para ingresar al sistema se recomienda utilizar el navegador de Internet Google Chrome y escribir la siguiente dirección: https://guaicaipuro.me.gob.ve

2.- En la ventana que aparece escriba el nombre de usuario, luego la clave (contraseña) y por último el código de seguridad que genera la imagen.

3.- Pulse el botón Ingresar y aparecerá la ventana que le indica que ya entró al sistema:

SELECCIONAR LA OPCIÓN PLANTELES

Al dar clic en Planteles aparecerá la siguiente imagen donde se muestra el plantel, o  la lista de planteles asociados a tu usuario.

CÓMO REGISTRAR LA MATRÍCULA DE ESTUDIANTES PERÍODO 2014 – 2015Para registrar a los estudiantes en el período correspondiente, primero debe cerrar el proceso de matriculación del período anterior 2013 – 2014.

Para ello:

1.- Haga clic en el menú Selección y observe que se despliega un menú donde aparecen una serie de opciones, entre ellas Matriculación 2014 – 2015.

2.- Haga clic en el menú y selecciones la opción Matriculación 2014 – 2015 

3.- Fíjese muy bien el mensaje que le indica el sistema:

Presione el botón rojo que indica Ir a Cerrar proceso y automáticamente lo redirecciona a la pantalla donde presionar el botón naranja Cerrar proceso de Matriculación

4.- Antes de realizar el proceso de matriculación 2014-2015, debes  crear la Estructura del Plantel, registrando todo el personal que se encuentra física y nominalmente en el plantel

REGISTRAR ESTRUCTURA DE PLANTEL

1.- En el menú de selección, debes dar clic sobre la opción  Estructura del Plantel.

5.-Aparecen 3 opciones: : 

1.- Registro de áreas comunes del plantel 

2.- Registro de personal, ésta última es de suma importancia, ya que al no realizar el proceso de registro de personal, no se habilitará el proceso de matriculación 2014 – 2015.
3.- Cerrar proceso de Registro de Personal.

Una vez ubicado en esta ventana, debes realizar los tres procesos que se muestran en la imagen.

En las áreas comunes debes seleccionar únicamente las que posee la institución y que tiene asignada el personal obrero.

6.-  Al hacer clic, en el botón Registro de Personal se habilitará un formulario, el cual solicitará una serie de información dependiendo del tipo de personal: Docente, Administrativo y obrero. En la ventana que se despliega deberá llenar toda la información solicitada de acuerdo al cargo y al perfil del funcionario.

Nota: Pueden existir situaciones, en donde el personal Docente,  cobra por el plantel y labora en otra institución, en esos casos deberá indicar el código del plantel por donde labora.

Nota: Pueden existir situaciones, en donde el personal Docente, no cobra por el plantel y labora en esa institución, en esos casos deberá indicar el código del plantel por donde cobra.

7.- Existen situaciones en que el personal Docente, Administrativo u obrero, pueden tener dentro de la institución, algunas situaciones especiales,  aunque estén bajo esa figura de igual forma se deben ingresar.

Ejemplo de registro de  personal Obrero:

Ejemplo de registro de  personal Administrativo:

10.- Una culminado el proceso de Registro de Personal adscrito físico y nominalmente en el plantel, deberá proceder hacer clic al botón naranja, cerrar proceso de registro de personal.

Deberá confirmar el cierre del proceso. Podrá volver a abrir el mismo, en caso que requiera realizar alguna modificación en la estructura.

Posibles problemas que pueden presentarse al momento de realizar la Inscripción de la Matricula Inicial

1.  Crear Secciones

• Si al momento de Asignar las Secciones, el Sistema muestra un mensaje de error notificando que no existe plan de Estudios asociado al plantel, debe dirigirse a la Coordinación de Sistema de Gestión Escolar; ubicada en la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios de la Zona Educativa Barinas y notificar la situación a los operadores del Sistema, para que le sean asociados los planes de estudio  a los niveles que imparte el plantel.

Alumnos que no aparecen en la Lista de Estudiantes Disponibles Para la Inscripción:

 

Después de haber guardado los estudiantes disponibles de la lista, procede a ubicar los estudiantes que aún te faltan por inscribir, buscandolos en la opción buscar estudiante existente

Seguidamente el sistema te mostrará la siguiente ventana

 

• Al momento de realizar la búsqueda debes tener en cuenta lo siguiente:
• Si se trata de un estudiante que posee Cédula Escolar en la Opción Tipo de Documento no selecciones ningún tipo, sólo coloca el número de Cédula Escolar, búsqueda completa y selecciona buscar.

•   Si el estudiante posee Cédula de Identidad, selecciona la nacionalidad según se corresponda.

• Si realizada la búsqueda completa no arroja ningún resultado, y te emite una información errada de la búsqueda del estudiante, procede a realizar la búsqueda combinando nombres y apellidos, sin colocar el numero de identificación y procede a realizar una nueva búsqueda.

• Completado el proceso de búsqueda el sistema muestra al estudiante, en la parte inferior de la ventana, colocando un signo + de color verde a la derecha del nombre, al cual deberás darle clic para proceder a preinscribir el estudiante en la sección que estas registrando.

  El sistema automaticamente, te agregará el estudiante a la lista de los incluidos en la sección que estas registrando.

Alguno Típs que debes tener en cuenta

• Si al momento de registrar un nuevo estudiante el sistema te dice que la cédula ya fue tomada,quiere decir que el niño ya esta registrado en el sistema, en ese caso debes salir de esa ventana y ubicarte en la parte izquierda del MENÚ debajo de PLANTELES ,  en la opción ESTUDIANTE.

•  Allí te mostrará la ventana de Busqueda avanzada de estudiantes

• Coloca la cédula escolar que el sistema te dice que ya esta  asignada, es decir la cédula que aparece en el mensaje en letras de color rojo y dale buscar.

     

•  Al obtener el resultado de la búsqueda, el estudiante aparecerá en la parte inferior de la ventana; deberás dar doble clic sobre la cédula para seleccionarla, cuando se coloque en color  rojo, presionas conjuntamente las teclas ctrl+c.

• Vuelve a ubicarte en el menú planteles, seleccionas el PLANTELES y la sección donde vas a inscribir el estudiante,.

 
 
 
 

•  abres la opción buscar estudiante existente, ubicando el puntero del mouse en la casilla donde dice cédula escolar, presionas las teclas ctrl+V, tildas sobre la casilla  búsqueda completa  y le das buscar; si el sistema no te muestra ningún resultado,  quitas la opción  búsqueda completa y le das nuevamente buscar.

• El estudiante aparecerá en la parte de inferior de la ventana, y en la parte derecha del nombre muestra la opción ACCIONES, debajo de la cual muestra un signo más (+) en color verde, le das clic sobre  signo "+" y automáticamente el estudiante aparece preinscrito en la sección, luego le das siguiente, guardar y confirmar.

  

• En caso que al buscar el niño en el menú estudiante, aparezca otro niño con la misma cédula, procede a  registrarlo en la opción  REGISTRAR NUEVO ESTUDIANTE, colocando en el orden de nacimiento: segundo nacido en este año.

Este ultimo procedimiento, deberás realizarlo en los casos de estudiantes extranjeros, cuando los representantes no poseen documentos de identidad, integrándolos con la cédula de identidad del Director del Plantel; sólo en el caso que no existan registros de ellos en el sistema.

Procedimientos para realizar la Inscripción Inicial

Recuerda que para la carga de la Matrícula Inicial, debes haber creado con anterioridad las Secciones de cada uno de los Grados o Años que dicta el plantel.

Una vez creadas las Secciones, procederás a realizar las siguientes acciones:

1. Ubicados en el Modulo Planteles al dar clic en la ficha Seleccione, que aparece a la derecha del nombre del plantel, deberás seleccionar la opción Matrícula 2013-2014, tal como se muestra en la imagen siguiente:

2. Al Seleccionar la opción Matrícula del Menú  Planteles, automáticamente aparece una pantalla que muestra Tres Secciones:

1. La primera refleja la identificación del plantel.
2. La segunda destinada a la búsqueda avanzada de secciones asignadas anteriormente y
3. La Tercera  Menú Secciones.

3. Seguidamente, debes dar click en la pestaña Seleccione, ubicada a la derecha de la Sección correspondiente al Grado o Año, en el cual vas realizar la carga de la matrícula y seleccionar la opción Inscripción Inicial, tal como se muestra en la siguiente figura:

4. Al dar clic en Inscripción inicial, se abrirá una ventana, que mostrara una lista desplegable de los alumnos disponibles para la inscripción inicial; allí deberás seleccionar los estudiantes inscritos en la sección que estas cargando y dar click en la flecha verde que señala hacia la derecha. 

5. Al dar click en la flecha verde que señala hacia la derecha, los alumnos seleccionados, serán asignados momentáneamente a la sección y no se guardará la carga de la Matricula hasta tanto no confirmes guardar los datos, dando click en siguiente, confirmar y guardar.

En el caso que selecciones uno o más estudiantes que no pertenezcan a la Sección que estas cargando, procede a seleccionarlos y dale click a la flecha verde que señala hacia la izquierda, para devolver los mismos a la lista disponible.

5. Sí en la lista disponible de estudiantes para la inscripción, no aparece un estudiante inscrito en la sección que estas cargando, puedes dar clic en el botón Buscar Estudiante Existente:

Y procede a llenar los datos del estudiante , seleccionando la casilla búsqueda completa,  tal como se muestra en la figura:

Al mostrar los resultados de la busqueda con los datos del estudiante, deberas dar click a la ficha acciones, que aparece al final de la parte derecha de los datos del estudiante y dar click sobre la misma,  de forma automática el alumno quedará preinscrito en el plantel, grado/año y sección que estas cargando.

6. Si la búsqueda no arroja ningún resultado, procede a seleccionar la opción Registrar Nuevo Estudiante, destinada al registro de alumnos que no han sido registrados en el sistema:

Y procede a llenar los datos obligatorios que pide el sistema para tal fin:

7. Puedes guardar los estudiantes seleccionados, e ingresar en otro momento y continuar con el registro de alumnos a través de la opción inscripción individual.

Acciones que se deben realizar para la Creación de las Secciones

Si ya realizaste el cambio de tú clave temporal por una de mayor seguridad, podrás acceder al Sistema de Gestión Escolar para realizar la carga de la Matricula Inicial del o de los plantel(es), que está(n) bajo el cargo del director como se muestra en la siguiente pantalla:

Debes tener en cuenta que para realizar la carga de la Matricula Inicial, deberás crear las Secciones de cada uno de los grados o Años que imparte el plantel, debiendo realizar los siguientes pasos:

1. Ubícate en el Módulo planteles, dando click sobre él,

    2.  Seguidamente deberás ubicar el puntero del mouse en la     ficha:

                             

que aparece al lado derecho del nombre del  plantel al cual  vas a  realizar la carga de la matricula, al  dar click sobre la misma, se desplegara una lista de opciones como  se muestra en la imagen debiendo   seleccionar Matricula 2013-2014, para proceder a crear las secciones.

3. Al Seleccionar Matrícula 2013-2014,  se desplegara la siguiente ventana, donde debes dar click en la ficha Asignar Sección,

4. Al desplegarse la  pantalla Asignar Nueva Sección, debes llenar cada uno de los datos de carácter obligatorio que solicita el sistema, para proceder a la creación de la Sección dando click sobre el botón guardar.

5. Para crear mas secciones debes repetir los pasos 3 y 4, tantas veces como Secciones necesites crear secciones.

Descripción del Sistema de Gestión Escolar y Primeros Pasos

 

La Coordinación de Sistema de Gestión Educativa (GESCOLAR) Barinas, por orden de la Jefe de la División de Registro, Control y Evaluación de Estudio de la Zona Educativa del Estado Barinas, ha creado el presente blog; con la finalidad de monitorear las diferentes operaciones que los directores de planteles como usuarios, realizan en el Sistema y así de esta manera; orientarlos y brindarles apoyo en la solución de las diversas situaciones que se les puedan presentar a la hora de realizar la carga de matricula y otros procedimientos.

El Sistema de Gestión Escolar (GESCOLAR) es una plataforma tecnológica,  creada para la realización de procedimientos administrativos tales como, matrícula inicial de los planteles,emisión de constancias y carnets entre otros.

La División de Registro, Control y Evaluación de Estudios, a través de la información suministrada por los Coordinadores Municipales, actualizará las autoridades educativas de los planteles bajo su responsabilidad.

Después de realizada la actualización de la autoridades educativas en el Sistema de Gestión Educativa, la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios de la Zona Educativa Barinas, enviará un correo a los diferentes Directores (as) de los planteles educativos, suministrándoles el usuario y la clave provisional para ingresar al Sistema de Gestión Escolar.


 Procedimiento Para Directores 

Los Directores(as) a fin de garantizar el control sobre las transacciones realizadas sobre el Sistema de Gestión  Escolar, deberán seguir los siguientes  pasos:

1. Las autoridades educativas después de recibir la información del usuario y clave  en la dirección de correo suministrada por los coordinadores municipales, deberán acceder al Sistema de Gestión Educativa a través del Link: http://gescolar.me.gob.ve.
2.  Al ingresar a la página del Sistema de Gestión Escolar, dependiendo del navegador que utilice el usuario aparecerá un mensaje de alerta indicando que el sitio al que está accediendo no es de confianza.

   En el caso de Google Crome

                                

  

  Aparecerá la siguiente imagen 

 

  en la cual debe hace click en Continuar de todos modos.

  Si utiliza Mozilla Firefox, 

 la alerta aparecerá de la siguiente manera:

Debe hacer click en Entiendo los riesgos. Cabe resaltar que no se puede ingresar al sistema desde el navegador Internet Explorer, es decir, si intenta ingresar por dicho navegador automáticamente se mostrará un mensaje de Error.

Seguidamente al realizar las acciones descritas anteriormente, aparecerá la siguiente ventana:

Donde deberá colocar el usuario y clave de acceso recibida mediante el correo, e ingresar el código de seguridad generado en la imagen.

Al dar clip en ingresar, automáticamente aparecerá una ventana que le invitará a realizar el cambio de su clave, debido a que la recibida es temporal y por medidas de seguridad, caducará en un lapso menor de 24 horas.

Después de confirmar su cambio de clave, dele click en volver, cierre sesión y proceda a entrar nuevamente con su nueva contraseña de acceso creada.

Si el Sistema al momento de entrar por primera vez no te solicita el cambio de clave, puedes entrar al menu Mi perfil y hacer el cambio de tu clave.